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Sytème d’Archivage Electronique (SAE) pour MAECI

Intelis met en place une application sur mesure de gestion du Système d’archivage Électronique pour MAECI (Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale)

 Suite à un processus de sélection, Intelis a été retenue pour la mise en place d’une application sur mesure de gestion du Système d’Archivage Electronique (SAE) pour améliorer l’accès à l’information, réduire les coûts d’exploitation, diminuer fortement  les risques au niveau de protection des informations critiques de l’Etat. 

Ce projet consiste à mettre en place une solution  adaptée à long terme aux enjeux liés au cycle de vie des documents du service de l’administration  en question en tenant compte de la politique d’archivage.

La mission a commencé par la mise en place d’un Système d’Archivage Électronique relevant d’un travail d’équipe élaboré en amont entre la direction juridique et l’équipe projet. L’enjeu premier a consisté à analyser et prendre en compte l’ensemble des documents et processus du service.  Cette démarche a nécessité la constitution d’une équipe projet chargée de sa supervision et qui serait responsable de mener le projet à bon port. 

Une fois cette organisation mise en place, elle a évalué le système actuel de classement et de conservation des documents. Cela a essentiellement concerné les documents en format  papier.   

Ensuite, il a été fait l’inventaire des documents dans chaque service en visitant même les endroits de stockage les plus incongrus.  Au cours de ce processus, l’équipe projet de Intelis a organisé et stocké tout de manière adéquate tout en respectant les spécificités du domaine et la sensibilité des documents. 

Une fois l’inventaire établi, l’équipe projet a procédé au développement de l’application GED dans les règles de l’art.

Le système de GED mis en place a une capacité de flux de travail suffisant pour les besoins du service. Il est  composé de l’indexation des données, la séparation et la sécurisation des dossiers. Il n’autorise l’accès qu’aux personnes qui en ont la permission et le besoin. Les flux sont personnalisables en fonction des besoins spécifiques de chaque service.

La numérisation en série des documents du projet a commencé en juin 2021 pour 3 mois. 

Le projet sera conclut par une formation et la mise en place d’une stratégie documentaire dont il faudra  s’assurer dans le respect des normes.

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