GED & dématérialisation
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GED & dématérialisation de Process
La dématérialisation consiste à transformer des documents physiques en fichiers numériques et permet d’automatiser les processus de l’entreprise (comptabilité, gestion des achats, ressources humaines…). Elle repose sur quatre étapes principales : création, gestion, diffusion et stockage du document.
En moyenne, on estime qu’un même bon de commande ou une même facture se retrouve en 5 exemplaires au moins au sein de la société ! La dématérialisation limite considérablement, voire supprime, la multiplication des exemplaires papiers entre les services.
Les coûts de traitement sont également impactés (en moyenne de 50%) puisque la dématérialisation dispense certaines opérations comme les impressions, les photocopies, les mises sous pli… Les informations dématérialisées sont donc traitées plus rapidement !
Source : (www.audros.fr)
L’utilisation des outils numériques est un vecteur de croissance pour les sociétés. Le numérique va se généraliser et devenir, au-delà d’un avantage de compétitivité, un enjeu de survie. Il est donc essentiel de faire du numérique un mode de travail courant. Les solutions de dématérialisation en font donc partie. Elles ne sont pas réservées aux grandes entreprises et sont dorénavant accessibles quel que soit la taille de la société et le volume des données à dématérialiser.
Cependant, les sauts technologiques, surtout lorsqu’ils nécessitent un changement des processus de l’entreprise, demandent un temps d’adaptation.
Pour réussir une démarche de dématérialisation, il est nécessaire de commencer par une analyse de son fond documentaire afin d’estimer ses besoins : quantité des documents, mais aussi qualité de numérisation, format et type de support.
Notre TEAM GED, avec à son actif des projets succès-stories, vous accompagnera par étape selon la maturité de votre projet. Que ce soit au travers de solutions de dématérialisations de 1er niveau en passant par une solution plus globale de gestion électronique du document (GED), jusqu’à l’externalisation de votre service archive…
Intelis travaille avec l’éditeur Open Source Maarch en offrant les services de proximité au standard de l’éditeur sur :
- La solution de gestion de courriers professionnels : numérisation, partage, signature, classement.
- Le système de gestion des processus de signature électronique autonome, multimode et interopérable.
- Le système d’archivage électronique pour conserver et exploiter vos ressources numériques en toute conformité.
